Flot Pilot est un logiciel de gestion de flottes de véhicules. Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, avec qui, combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle couvre le site flotpilot.com, la console des parcs (app.flotpilot.com), l'app chauffeur (driver.flotpilot.com), les pages publiques des parcs et le centre d'aide (docs.flotpilot.com).
1. Qui sommes-nous
Flot Pilot est édité et exploité par AURA LAB, entreprise individuelle immatriculée au Registre du commerce et du crédit mobilier de Cotonou sous le numéro RB/COT/26 A 117853, IFU 0201910539245, dont le siège est situé Îlot 4126, Parcelle K, Abokicodji Centre, 4e arrondissement, Cotonou, République du Bénin. AURA LAB est représentée par son gérant, M. Sèna Ralph Christhem GNONLONFOUN.
Dans cette politique, « nous » désigne AURA LAB. Pour toute question sur vos données : support@flotpilot.com.
2. Nos deux rôles
Selon les données, nous n'avons pas le même rôle.
- Nous sommes responsables du traitement des données des personnes qui ont un compte sur la console (gérants et membres des équipes des parcs), des visiteurs de notre site, des personnes qui demandent une démo, et des données de facturation de l'abonnement.
- Nous sommes sous-traitants pour les données que les parcs enregistrent dans Flot Pilot sur leurs chauffeurs, leurs candidats, les propriétaires de leurs véhicules et leurs clients. Le parc est alors responsable du traitement : il décide de ce qu'il enregistre et dans quel but. Nous traitons ces données uniquement pour lui fournir le service, selon ses instructions, et jamais pour notre propre compte.
Si vous êtes chauffeur, candidat ou client d'un parc, adressez-vous d'abord à ce parc pour toute question sur vos données. Nous l'aiderons à vous répondre.
3. Les données que nous traitons
Visiteurs du site
Les pages vues, les clics et le parcours sur le site, le type d'appareil et de navigateur, le pays approximatif déduit de l'adresse IP, et un enregistrement de la session de navigation sur le site. Ces mesures sont faites avec PostHog et ne comportent ni votre nom ni vos coordonnées : ce que vous tapez dans un formulaire n'est jamais enregistré.
Demandes de démo
Votre nom, votre numéro de téléphone ou WhatsApp, votre activité, le nombre de véhicules de votre flotte, et, si vous les donnez, le nom de votre entreprise et votre adresse email. La demande nous parvient par email.
Utilisateurs de la console
- Votre nom, votre adresse email, votre rôle dans le parc et votre mot de passe, qui n'est jamais enregistré en clair.
- Si vous vous connectez avec Google : l'identifiant de votre compte Google et les jetons de connexion délivrés par Google. Google ne nous transmet jamais votre mot de passe.
- Pour la sécurité de votre compte : l'adresse IP et le navigateur utilisés lors de vos connexions, et, pour les comptes d'administration de la plateforme, le secret de double authentification.
- L'historique des opérations importantes faites dans la console (qui a fait quoi, et quand).
Données enregistrées par les parcs
Pour le compte des parcs, et selon les modules qu'ils utilisent :
- Chauffeurs : nom, prénom, téléphone, numéro et catégorie de permis, photo, pièces et documents, contrats et conditions de location, véhicules confiés et états des lieux, versements, dettes, avances et reçus (y compris le numéro de mobile money utilisé), objectifs et résultats de courses, planning, formation, messages échangés avec le parc, activité dans l'app chauffeur et abonnement aux notifications.
- Candidats au recrutement : nom, prénom, téléphone, email, permis, réponses au formulaire de candidature, étape de la candidature et notes du parc.
- Propriétaires de véhicules : nom, téléphone et notes du parc.
- Clients des réservations : nom, téléphone, email, adresses de prise en charge et de dépose, date et détails de la course.
- Véhicules : positions GPS, trajets et kilométrage transmis par le fournisseur de traceurs du parc, et données de courses de la plateforme de VTC lorsque le parc y connecte son compte.
Facturation
Le nom du parc, ses coordonnées de facturation, ses factures et ses paiements. Les paiements passent par notre prestataire de paiement : nous ne voyons ni ne conservons les numéros de carte.
4. Pourquoi nous les traitons
| Finalité | Fondement |
|---|---|
| Fournir le service : comptes, console, app chauffeur, pages publiques des parcs, notifications et emails de service | Exécution du contrat conclu avec le parc |
| Sécuriser les comptes et prévenir les abus | Obligation légale de sécurité et exécution du contrat |
| Répondre aux demandes de démo et au support | Mesures précontractuelles prises à votre demande, exécution du contrat |
| Facturer l'abonnement et tenir notre comptabilité | Exécution du contrat et obligations légales |
| Mesurer l'audience du site et améliorer le produit | Intérêt légitime |
Dans la console et l'app chauffeur, les enregistrements de session masquent les textes et les images : ils montrent le parcours dans les écrans, pas les données qui s'y affichent.
Nous ne vendons pas vos données, nous ne les louons pas et nous ne les utilisons pas pour de la publicité.
5. Avec qui nous les partageons
Nos prestataires traitent les données pour notre compte, selon nos instructions et uniquement pour ce qui est indiqué :
| Prestataire | Ce qu'il fait | Pays |
|---|---|---|
| Hetzner Online | Hébergement des serveurs et de la base de données | Allemagne |
| Cloudflare (R2) | Stockage des fichiers : photos, documents, reçus | Europe de l'Ouest |
| Zoho (ZeptoMail) | Envoi des emails | États-Unis |
| Shipmail | Réception des emails adressés à support@flotpilot.com | Union européenne |
| PostHog | Mesure d'audience et enregistrements de session | États-Unis |
| Connexion avec Google, si vous la choisissez | États-Unis | |
| FedaPay | Paiement de l'abonnement Flot Pilot | Bénin |
| Fondation OpenStreetMap (Nominatim) | Recherche des adresses saisies pour une réservation, sans nom ni téléphone | Royaume-Uni |
| Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla) | Acheminement des notifications de l'app chauffeur | États-Unis |
Services connectés par les parcs. Un parc peut relier à Flot Pilot ses propres comptes chez d'autres services : prestataire de paiement pour encaisser ses chauffeurs (par exemple FeexPay ou FedaPay), plateforme de VTC (par exemple Yango), fournisseur de traceurs GPS. Les données échangées avec ces services le sont à la demande du parc et sous les conditions qu'il a acceptées avec eux.
Nous pouvons enfin communiquer des données aux autorités lorsque la loi nous y oblige.
6. Transferts hors du Bénin
Nos serveurs sont en Allemagne et certains de nos prestataires sont situés aux États-Unis ou au Royaume-Uni. Ces transferts sont nécessaires au fonctionnement du service. Nous choisissons des prestataires qui s'engagent contractuellement à protéger les données, et nous limitons ce que nous leur transmettons à ce dont ils ont besoin.
7. Combien de temps nous les gardons
- Données d'un parc, y compris celles de ses chauffeurs, candidats, propriétaires et clients : pendant toute la durée de l'abonnement. Après la fin de l'abonnement, le parc peut les exporter pendant 30 jours ; elles sont ensuite supprimées, sauvegardes comprises, au plus tard 90 jours après la fin de l'abonnement.
- Comptes des utilisateurs : tant que le compte est rattaché à un parc, puis selon la même règle.
- Journaux de sécurité (connexions, adresses IP) : au plus 12 mois.
- Demandes de démo restées sans suite : 12 mois.
- Mesure d'audience et enregistrements de session : au plus 12 mois.
- Factures et pièces comptables : pendant la durée imposée par la loi, soit 10 ans.
8. Comment nous les protégeons
- Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS).
- Chaque parc ne voit que ses propres données : ce cloisonnement est appliqué jusque dans la base de données.
- Les mots de passe ne sont jamais enregistrés en clair, et les clés que les parcs confient à Flot Pilot pour leurs intégrations (paiement, VTC, GPS) sont chiffrées.
- L'administration de la plateforme exige une double authentification.
- La base de données est sauvegardée chaque jour.
- Seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service ont accès aux données.
Aucun système n'est parfaitement sûr. En cas de violation de données, nous prévenons les parcs concernés et les autorités dans les conditions prévues par la loi.
9. Vos droits
Conformément à la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition sur les données qui vous concernent.
- Pour les données dont nous sommes responsables, écrivez à support@flotpilot.com. Nous pourrons vous demander de justifier de votre identité.
- Pour les données enregistrées par un parc (chauffeurs, candidats, propriétaires, clients), adressez-vous à ce parc. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données personnelles (APDP) du Bénin : apdp.bj.
10. Cookies et stockage sur votre appareil
- Nécessaires au service : le cookie de session qui vous garde connecté, un cookie temporaire pendant la connexion avec Google, et vos préférences d'affichage enregistrées sur votre appareil (langue, période affichée).
- Mesure d'audience : PostHog enregistre sur votre appareil un identifiant qui permet de reconnaître une visite d'une page à l'autre.
Vous pouvez bloquer ou effacer ces éléments dans les réglages de votre navigateur. Sans le cookie de session, la connexion à la console et à l'app chauffeur ne fonctionne pas.
11. Mineurs
Flot Pilot s'adresse aux professionnels. Nous ne collectons pas pour notre compte de données concernant des mineurs. Lorsqu'un parc enregistre des données relatives à des enfants, par exemple pour un transport scolaire, il le fait sous sa responsabilité et avec l'accord de leurs parents.
12. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière version figure en haut de cette page. En cas de changement important, nous prévenons les parcs par email ou dans la console avant qu'il ne s'applique.
13. Nous contacter
AURA LAB, Îlot 4126, Parcelle K, Abokicodji Centre, 4e arrondissement, Cotonou, République du Bénin. Email : support@flotpilot.com.
Voir aussi : Conditions d’utilisation